关于公文处理


发布时间:2008-10-08 阅读次数:836

公文处理是指公文的撰写、传递处理与管理。公文处理应坚持六个基本原则:法制原则、质量原则、时效原则、保密原则、精简原则和集中统一原则。 

(一)发文处理 

1.草拟文稿。按文稿格式要求用钢笔工整书写,拟稿时禁用非档案墨水(红色、纯蓝墨水)、圆珠笔、铅笔和非公文稿纸书写,也可直接在电脑上用A4纸输出。 


2.审核文稿。公文送领导签发(含必要的部门会签)之前,学院办公室应做好公文审核工作。审核重点是:是否需要行文;公文内容、文字表述、文种使用、主题词标引及公文格式等是否符合规定要求。如不符合要求,学院办公室应进行修改或退回原稿。 


3.编发公文。 对下级的文稿经学院办公室主任审核后方可送主管领导签发,然后由学院办公室统一编号。以院的名义对上、对外的公文,一律由学院办公室办理。


4.学院发文统一由学院办公室文印室印制,核稿由拟稿人负责。对下发后的重要公文,学院办公室应及时了解和反馈情况。 


5.纯属各机关、处、室自己职责范围内的日常业务事项需要发文或对外联系去函,一律自行核发打印。 

(二)收文处理 

1.凡送到学院的公文统一由学院办公室负责签收、折封、登记、编号,并及时提出拟办意见呈学院领导阅知、阅批。凡寄到各部门的公文,各部门也应交学院办公室先处理,后送签。办公室每天收到的文件,原则上应在当天及时、准确地处理完毕,急件应当立即处理。


2.对已送院领导阅批或交各部门办理的文件,办公室负责催办、查办,做到紧急公文跟踪催办、查办,重要公文重点催办、查办,一般公文定期催办、查办。 


3.在公文的传递运转过程中,办公室秘书应严格执行准确、迅速、规范、安全、保密的工作方针,严格执行公文收发、转发、传(借)阅、登记、签发制度,做到不压、不误、不漏、不滥。“三密”(指绝密、机密、秘密)文件应桉保密规则严格管理,确保传递安全,文件丢失或泄密,应视为责任事故。 


4.办公室负责人应了解档案法律、法规的有关内容要求,在公文办完后,责成有关人员清理和保管好文件材料,按规则要求及时立卷归档并向院办综合档案室移交。学院各部门或个人不得以任何理由保存应归档的文件材料。废旧公文、信函、内部资料等,不得随意丢弃、变卖,应采取适当的方式进行处理销毁。 

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